日常營運管理 從零打造美甲工作室 ep.12，這期談比較實務的東西，就是美甲店的日常營運跟管理，除了解說實務的管理法事外，也請Peggy老師做一些現場的解說，內容包含：客戶預約、客戶消費資料、客戶的咨詢服務、庫存跟盤點、以及記賬跟財務。
內容目錄
日常營運管理 影片
日常營運管理
- 客戶預約
- 顧客消費資料
- 客服諮詢服務
- 庫存與盤點
- 記帳與財務
感謝各位繼續回到
美甲創業的系列
這一期我們談比較實務的東西
那就是美甲店的
日常營運跟管理
中間我們請到Peggy
來幫我們做一些現場的解說
在後面的內容裡面
我會強調幾個部分
一個是客戶預約
再是客戶消費資料
客戶的咨詢服務
庫存跟盤點
以及記賬跟財務
這一集是包含在
從零打造美甲工作室
的系列裡面
前面已經談過
非常多詳細的內容
而今天要談的事情是
日常的營運管理
如果各位有興趣的話
歡迎持續追蹤
我們後面還會再有一集
做一個結尾
客戶預約
- 傳統紙本預約
- 彈性更改時段
- 錯開客戶進出
- 便於註記要求
- 需要專人修改
時至今日2024年的現在
我們妮寶貝
店面在用的預約系統
還是紙本的
因為傳統的紙本預約
它有些避不掉的好處
最厲害的事情是
它的比較彈性
我們每一個不同的服務項目
不同的人不同的要求
可能都會有不同的時間的長短
用紙本的話方便我們
臨時去做加加減減
這樣子可以把
我們預約的時間塞到最剛好
而且用紙本的方式
還可以刻意的錯開幾分鐘
這樣子可以讓出入更簡單
另外紙本預約也方便
去備注一些客戶的要求
例如客戶想要提早來
客戶想要多做什麼項目
這些都好在紙本上面做注記
如果是電子的就難了
另外比較麻煩的事情是
紙本的預約本它需要專人來修改
像是Peggy就負責這一個部分
我們看一下Peggy怎麼講
客戶預約流程就是
客戶會打電話來
基本上我們在門市裡面
我們使用的是紙本的預約
他打電話過來之後
我們會去查詢那個預約本
我會根據客戶的需求
去幫他預約他要的時間
有時候可能會遇到一些特殊狀況
我們會標注在上面
我們就是大概是這樣子
紙本的預約也方便
現場可以快速的做更改
後面怎麼夾了一張500塊
夾了一張500塊
是我們記錄
就是曾經有收到假鈔
大家要看一下嗎
我給大家看一下
這個500塊有假鈔假的蠻假的
還可以收進來挺厲害的
老闆娘你知道委外編輯
一分鐘要600塊啊
真的沒關係啦
假鈔就值600塊
oh my god剪掉剪掉
- 線上預約系統
- 固定時段適用
- 金流+預約提醒
- TinyBook
- BookNow
- SimplyBook.me
當然啦線上預約系統
也是可以採行的方法
但是它有一個很明確的一點
那就是服務的時段要是固定的
例如說你每一個
做指甲內容的時間
都給客戶留3個小時
或是你是做按摩的
可能每一次兩個小時
如果說你的服務比較不一樣
或者有加加減減
例如可能加卸甲之類的
那麼可能就
不是那麼適合線上預約
另外一個好處是
它的金流系統是可以在裡面的
也就是說預約的定金
或者是消費的金額
都可以線上刷卡
在預約前幾天
透過系統去發佈發文
提醒客戶說你要記得來預約
目前台灣常見的包含
tinybook
booknow
或是simplybook.me
各位都可以去學習瞭解一下
但可惜的目前並不適合我們採用
所以我們並沒有使用哦
顧客消費資料
- 確實保存與保護
- 顧客基本資料
- 消費細節
- 指甲前後照片
- 定金與儲值明細
另外一項需要完整記錄的
那當然是客戶的消費資料
客戶消費資料
一定要確實的保存跟保護
它是我們一間美甲店
最重要的資料
千萬不可以不見的
包含了哪些呢？
包含了像是客戶的
基本資料姓名電話
再來是每一次來的消費細節
做了哪些東西付了哪些錢
這些都要記錄下來
再來是做指甲前後的照片
像我們是做問題指甲處理
所以每一次的指甲狀況
都要分別記錄下來
有一些人做不同的設計
可能也要拍照下來
做個記錄跟存檔
最後一項是要去
仔細寫下客戶的定金
或者是儲值的明細
因為畢竟只要跟錢有關的東西
都需要一筆一筆明確記錄
這樣子才不會讓客戶
覺得你在騙他錢
我們讓現場的Peggy
為各位解說一下吧
基本上我們目前
還是用紙本的記錄
很多人會問說
怎麼還沒有電腦化呢？
目前還沒有
我們現在門市用的就先手寫
手寫的話方便快速記錄
它裡面就會有一些詳細的資料
所以寫完之後
我會再把它騰到
我們的Excel裡面去
我們有自己的檔案
但未來還是希望可以把它e化
那e化這一步
就有待亞瑟的腦袋了
因為我們不希望用廠商的
因為它無法客製化
我們有一些獨特的要求
這些獨特的要求
未來也是可能
我的學生會需要用到
有時候外面的無法客製的話
可能針對問題指甲
有些特殊的需求是無法寫上的
其實不止這個
包含你畫線怎麼畫
然後貼鑽怎麼貼
或是一指兩指3指
不同的價格都很多變動
一般的軟體是沒有辦法客製的
老闆我們沒有貼鑽嘿嘿嘿
我舉例嘛～啊對對對對
- 傳統紀錄模式
- 紙本客人資料
- 紙本消費紀錄
- 轉Excel存檔
- 照片另存資料夾
- 每日統計營業額
截至目前為止
我們都還在使用傳統的記錄模式
用紙本的方式記錄客戶的資料
用紙本的方式記錄客戶的消費
而且我每一天會找時間
再把這些紙本東西打成Excel檔
放在電腦裡面好供查閱
另外客戶的照片我們會用
每一個客戶一個資料夾的方式
去把每一次的照片放在裡面
而且每一天我們都會
統計當天的營業額
去做一個最基本的估算
客服諮詢服務
- 問價格-價目表
- 問時間-營業日
- 問設計-私訊圖片討論
- 問處理-案例與解釋
- 客訴應對處理
對於大多數的美甲店而言
新客戶一定會碰到你的客服系統
因為客人一定要跟你預約
跟你問事情
所以這部分是非常重要的
客戶最常做的事情當然是問價格
所以價目表要準備好
或是該回答的一些價目的問題
都要先準備好再來
客戶愛問的當然是問時間
所以營業日期
或是你自己有排班營業表
或是哪些部分有放假的
這些部分都讓客戶知道
再來客戶常問的呢
就是實際上準備
要消費的客戶常問的
包含是問設計
發他想要的照片
發他想要的設計
別人的作品
去問你說這樣多少錢
他應該怎麼搭配
這個部分要花蠻多的時間
去跟客戶一對一的做細項討論
再來一個是問處理的方法
像我們做問題指甲的處理
我們就會希望客戶
要把指甲的照片
或者它本身的狀況都發給我們
好讓我們請Peggy老師
做詳細的判斷跟建議
另外一個非常少見
可是一定要認真處理的
當然是客訴啦
客戶一定心有非常的不滿
然後才會給你抱怨
客戶的抱怨一定要接收的到
並且想盡辦法為客戶做服務
讓客戶能夠滿意的離開
庫存與盤點
- 一字排開目視法
- 單人工作室適用
- 庫存集中管理
- 品項分開放置
- 一眼就可知數量
不管是多小的店
都需要做庫存跟盤點
因為即使是一個人的店
也可能會忘記某一些產品
最後等你想要用的時候卻沒貨
哇～那就嚴重了
尤其是幫客戶做指甲的時候
沒貨是件很大的事情
當你是一人工作室的時候
就是一字排開目視法
是我最推薦的
它非常適合單人工作室使用
一個人操作的時候特別好用
我們會把所有的庫存
集中管理在某一個地區
例如那個櫃子
或者那一區就是庫存
而且每一個品項會
有一個獨立的位置
編號01的膠02的膠03的膠
指緣油萬用膏磨棒
它都有一個固定自己的位置
那個位置只放那一樣東西
這樣子的話就可以
一眼看過去就可以知道
哪些東西快沒了
哪些東西要補了
當你越變越大
或是當你有其他人的時候
就需要採用比較複雜的盤點系統
我們讓Peggy解說一下
基本上我們的庫存有點
半結合公司的庫存的概念
所以我們會有一個庫存表
每天需要做一個盤點
至於內容大家可以自己去做處理
會有什麼進貨出貨
然後我們除了有庫存表之外
我們有所謂的自己的小倉庫
比如說我們這邊都會有放東西
然後裡面會有我們要的東西
一目瞭然～一目瞭然
我們的庫存表是每天都要盤點
因為畢竟我們的量其實不大
每天盤點對我們來講是非常簡單的
- 進銷存管理法
- 建立庫存清單
- 進貨立刻加數量
- 銷貨立刻減數量
- 店用也要紀錄
- 存貨定期盤點
進銷存最重要的就是要建立庫存清單
好像螢幕上的這張
就是一個庫存清單表
只要進貨我們就要加數量
只要銷貨我們也要減數量
如果說是店裡面用的
那也要把它減掉
甚至是老闆娘拿走的也要減它
這樣子才可以做到
進銷存的數字是對的
這個時候每一天
其實都要做一張報表
而定期我們要去大盤點一次
確認一下你的所有的
倉庫的庫存都是正確的
記帳與財務
- 每日收入紀錄
- 現金與銀行賬
- 統計支出與成本
- 固定折舊與攤提
- 每月收益報表
談到記賬跟財務
大家一定很頭大
是的沒有錯
原則上來說
其實我們不需要做這麼的詳細
原則上來說
我們一定要把每日的收入做記錄
尤其是現金或是客戶的轉賬
或者是line pay
或者是信用卡這部分
每一天都要認真核對
這個部分不管大或小一定要做到
如果可以的話
每個月要去統計你的
所有的支出所有的成本
如果說你更有一點能力的話
開店的時候
那些固定資產的攤銷跟折舊
這些也要算進來
這樣子就可以算出一個
完整的每日收益表
即使算不到至少你也要知道
你的現金收入跟現金支出
這是非常重要的
最重要最最重要的細節
我們看一下妮寶貝現場怎麼做
其實我們就是會
統計每一天的那個收入
可是我們有分為
線上的轉賬跟現金流
所以我們要每天都會去
核對現金流是否是正確
轉賬是否正確
每天的營業額當然也會做記錄
記錄完之後就提報回公司
最重要的重點是
你要知道你每個月
到底真的收多少錢現金進來
你才知道到底有沒有賺錢或賠錢
我自己是覺得
如果是個人工作室的話
真的不用這麼複雜
現金有到最好～對
現金最重要～沒錯
營運管理結論
- 客戶預約要準確
- 消費資料要紀錄
- 客服吸引顧客
- 庫存完整確實
- 記帳瞭解財務狀況
美甲店的營運管理
其實並不是那麼的困難
尤其是基本的日常
只要做到幾項重要的東西
不用做太多
免得管理成本太高
像客戶預約的部分
我們要求一定要準確
確實的可以記住
客戶的需要客戶的時間
不可以重複預約
也不可以忘記自己的預約時間
再來是客戶的消費資料要明確記錄
尤其是客戶的定金
或是客戶的押金
或是預存的金額
這部分要很重要的記下來
再來是客服的部分
客人有問就必答
而且如果有客訴的話
也一定要趕快做處理
這樣子客戶才不會難過的離開你
另外在庫存的部分
也要做好完整跟確實
最重要的要求就是千萬不要在
你不知道的情況之下沒有貨
這個時候就不能賺錢了
所以庫存要準是非常重要的事情
最後一項是要去記賬
去瞭解你的財務狀況
最基本的是你要知道
現金的進跟出
每個月進了多少現金
每個月出了多少現金
這部分一定要知道
如果有餘力的話
再配合一點財務知識
把成本或是把攤提做進去
這樣去瞭解真實的財務狀況
這個在日後要不要漲價
要不要調成本
然後要怎樣做擴大的時候
是非常有用的
不過那個日後再說
現在還是小小的店～剛創業嘛
拜拜～哈哈好啦沒有啦
是跟大家聊一聊
我們影片今天就到這邊結束
如果說想要知道什麼的話
記得要留言
因為要留言我才會知道說
你們想要知道哪些的訊息
或是想要知道什麼課程
那我們才能夠記錄下來
然後拍成影片
記得～不要忘記喔
留言～拜拜～
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